Faire évoluer votre charte informatique à l'ère de l'IA

L’intégration des règles d’usage de l’IA dans la charte informatique

La charte informatique est l’un des fondements de l’écosystème numérique de l’entreprise. Pourtant beaucoup de sociétés se retrouvent dépassées par les usages et outils numériques comme l’IA. Elles commettent fréquemment cette erreur : s’appuyer sur une charte informatique obsolète sans encadrer correctement les nouvelles pratiques des collaborateurs, surtout avec l’arrivée massive des intelligences artificielles génératives. À l’ère de l’IA, les entreprises doivent conserver un objectif clair et simple : sécuriser leur système, encadrer les utilisations et prévenir les risques en mettant à jour leur charte informatique. Dans cet article, découvrez comment faire évoluer votre charte informatique et adopter les bonnes pratiques numériques.

Rappels sur la charte informatique

Une charte informatique agit comme un référentiel de règles et principes de référence pour l’usage des outils numériques en entreprise. Il encadre les obligations légales et les enjeux de sécurité.

Définition de la charte informatique dans une entreprise

La charte informatique agit comme un référentiel de règles et principes de référence pour l’usage des outils numériques au sein de l’organisation. Elle encadre les usages en rappelant les obligations légales et les enjeux de sécurité qui relèvent de l’hygiène numérique des collaborateurs.

Elle fixe les règles d’utilisation des outils numériques, du réseau, des données et des équipements professionnels mis à disposition dans votre structure. Ce document prend souvent le nom de charte informatique d’entreprise ou de charte d’usage numérique ou politique informatique interne ou règlement informatique…

Ce cadre constitue un élément clé de la gouvernance informatique et de la sécurité des systèmes d’information. Concrètement, la charte informatique d’entreprise est un cadre opérationnel qui avertit vos salariés sur leurs droits et leurs obligations quant à l’utilisation des équipements informatiques, des réseaux de communication, des logiciels mis à leur disposition. Il définit également ce qui est interdit pour garantir la sécurité de l’information.

Les obligations légales et réglementaires

La charte informatique intègre également une dimension juridique. Elle s’inscrit dans un cadre réglementaire comprenant :

  • le RGPD,
  • la protection et la gestion des données sensibles,

  • la protection contre les usages illicites tels que la fraude, le plagiat et les accès non autorisés.

Elle formalise aussi certaines règles en matière de cybersécurité, de conformité de la protection des données. Cette charte est un point d’appui pour favoriser la prévention des risques numériques. Les salariés et personnels de votre entreprise doivent en prendre connaissance. Ils doivent aussi s’engager à la respecter pour un usage responsable des outils numériques mis à leur disposition.

Les enjeux de la charte informatique avant l’arrivée de l’IA

Avant l’arrivée de l’intelligence artificielle générative, la charte informatique avait cette fonction d’assurer le bon usage des équipements, d’encourager la prévention face aux risques numériques. Les enjeux touchaient déjà à la confidentialité, la sécurité du réseau, la protection des données et la responsabilité des utilisateurs. Toutefois, une dimension s’est dessinée avec les nouvelles technologies, dont l’intelligence artificielle générative et son lot d’accélérations. Désormais, votre entreprise se doit d’intégrer un cadre éthique et organisationnel pour la délimitation et l’utilisation de l’IA.

Pourquoi faire évoluer votre charte informatique à l’ère de l’intelligence artificielle ?

Mettre à jour votre charte informatique permet d’encadrer l’utilisation de l’IA et de sécuriser les données en entreprise.

En raison des nouveaux usages numériques en entreprise

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les entreprises transforme profondément les pratiques professionnelles. Maintenant, les organisations utilisent des :

  • outils d’IA générative pour analyser, rédiger des contenus,
  • solutions d’automatisation dans les processus internes (relances clients, gestion des candidatures, suivi des stocks, mise à jour de tableaux de bord),
  • systèmes d’IA exploitant des volumes de données (big data).

Ces innovations apportent des gains de productivité grâce au gain de temps. Mais elles imposent aussi à votre société de définir de nouvelles règles. Ainsi, mettre à jour la charte informatique permet d’encadrer les usages en fixant des limites claires.

En raison des risques liés à l’intelligence artificielle

Des limites claires restent nécessaires, car l’intégration de l’IA dans les organisations provoque des enjeux identifiés et spécifiques à plusieurs niveaux, comme :

  • sécurité des données : l’IA enregistre, stocke et analyse les informations ;
  • de confidentialité : dans la mesure où certains systèmes utilisent les données en ligne pour entrainer leur modèle ;
  • de fraude ou plagiat : l’IA générative peut créer des contenus avec des erreurs, proposer des sources qui n’ont pas vraiment de lien avec le sujet.

Votre entreprise doit alors définir des principes de transparence, d’équité et d’usage responsable qui constituent le cadre éthique. Ainsi, une charte d’utilisation de l’IA vient compléter la charte informatique pour restreindre ces risques et instaurer un environnement numérique fiable.

En raison des nouveaux besoins au sein de l’entreprise

L’intégration de l’IA dans votre charte informatique répond à trois besoins essentiels : la pédagogie, la responsabilisation et la transparence. Dans le premier cas, la pédagogie passe par la prévention et la communication, elle aide vos collaborateurs à comprendre leur champ d’action.

Puis, la démarche consiste à clarifier les responsabilités individuelles et collectives dans l’usage de l’intelligence artificielle afin de ne pas faire n’importe quoi.

Enfin, la transparence garantit que les choix technologiques respectent un cadre éthique et une réglementation explicite. Ces besoins doivent être expressément introduits dans votre charte pour encourager les bonnes pratiques IA dans votre organisation.

Comment intégrer une section relative à l’IA dans la charte informatique ?

Un chapitre dédié à l’IA dans la charte apportera son lot de précisions sur les règles d’utilisation.

Les éléments indispensables à mettre à jour dans la charte informatique

À cet effet, dans le détail, votre document informatique pourra comporter :

  • L’objectif de l’IA dans l’entreprise en précisant les finalités, les limites et les usages autorisés pour la rédaction, la recherche documentaire… De plus, l’IA peut être destinée à augmenter la productivité, mais ne pourra pas remplacer les décisions humaines ou être utilisée pour analyser les performances individuelles.
  • L’engagement et le cadre éthique en considérant l’équité et la non-discrimination, notamment dans les domaines des ressources humaines.
  • La protection des données et le RGPD en instaurant des règles concernant les données personnelles, sensibles (données médicales, adresse personnelle) ou stratégiques (prototypes, informations financières…).
  • Les droits de propriété intellectuelle qui consistent à encadrer les contenus générés par l’IA concernant le droit d’auteur ou le plagiat.
  • L’utilisation responsable : interdictions (contenus diffamatoires, discriminatoires…), restrictions, règles d’usage (contournement des procédures internes), sécurité informatique.
  • Les principes d’utilisation : plateformes autorisées par le service informatique, procédure de validation par le responsable de service.

Méthodologie collaborative pour rédiger la nouvelle charte

La rédaction d’une charte informatique actualisée qui intègre l’IA gagne à être menée collectivement. Ainsi, l’implication dans les groupes de travail peut concerner :

  • la direction générale,
  • les équipes IT et la cybersécurité,
  • les services juridiques,
  • les ressources humaines,
  • les représentants du personnel,
  • les utilisateurs finaux.

Cette approche collaborative garantit la conformité et facilite l’encadrement de l’utilisation de l’IA.

Déploiement de la charte informatique et sensibilisation des utilisateurs

Une fois la charte mise à jour, votre entreprise est tenue d’appliquer un déploiement au sein des services. Ceci permet d’instaurer une culture numérique solide et indispensable pour maitriser les dangers liés à l’IA. Il vous appartient aussi de réaliser une campagne de sensibilisation auprès des utilisateurs pour diffuser le message. Aussi vous pouvez organiser des formations sur les risques numériques et l’usage et les bonnes pratiques de l’IA. Enfin, prévoyez des rappels réguliers sur la protection des données, la sécurité informatique et la conformité.

Faire évoluer la charte informatique des entreprises permet de mieux sécuriser ses données, encadrer les usages numériques et préparer les équipes aux défis technologiques de demain. Ne laissez plus vos règles numériques au hasard, votre organisation mérite un règlement qui protège et propulse son avenir numérique ! Passez à l’action dès aujourd’hui en demandant un soutien par un expert. Contactez GetCyberSecurity qui pourra, en tant que RSSI, vous accompagner dans l’établissement de votre nouvelle charte informatique avec sa mise à jour IA.